Dati dei fornitori per il passaporto digitale: come richiederli, metterli a contratto e verificarli

Per ottenere i dati dei fornitori per il passaporto digitale, mappate i campi, inviate a ogni fornitore una sola richiesta strutturata, mettete gli obblighi in un allegato al contratto, verificate ogni valore con le prove e fate escalation per gradini datati. La guida è per il marchio o l'importatore che immette la merce sul mercato UE; se producete per marchi europei, è la richiesta che riceverete e che girerete ai vostri fornitori.

Il tema è nuovo per voi? Partite da che cos'è il passaporto digitale di prodotto (DPP). Per i fornitori extra-UE c'è la guida per i produttori extra-UE.

Che cosa sono i dati dei fornitori per il passaporto digitale?

I dati dei fornitori per il passaporto digitale sono le informazioni, obbligatorie o facoltative, del passaporto che provengono dai fornitori di livello 1, 2 o 3: identificativi di operatori e siti, composizione dei materiali, sostanze che destano preoccupazione, origine, certificati, rapporti di prova e le prove a supporto di ogni valore. Dell'accuratezza risponde chi immette il prodotto sul mercato UE.

Il livello 1 è il fornitore da cui acquistate; il livello 2 lo rifornisce (una tessitura, un produttore di celle); il livello 3 sta più a monte (una filatura, una raffineria).

Perché non lasciare la questione ai fornitori? I dati del passaporto devono essere accurati, completi e aggiornati in base all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2024/1781, l'ESPR (regolamento sulla progettazione ecocompatibile), e questo obbligo è vostro.

Come osserva il Centro comune di ricerca (JRC) della Commissione, la raccolta dei dati lungo la catena del valore non è disciplinata dall'ESPR. Per questo ogni obbligo descritto qui sotto diventa una richiesta, una clausola o un controllo.

Quali dati arrivano da quale livello di fornitura?

Partite da una mappa dei campi dei vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale, con fonte e stato per ogni riga. Il livello 1 può rispondere da solo alla maggior parte delle righe; il resto deve raccoglierlo dai livelli 2 e 3, quindi la mappa vi dice anche chi sollecitare:

L'allegato XIII del regolamento batterie è l'unico elenco fissato da una legge adottata, e si applica dal 18 febbraio 2027. Una guida della direzione generale della Commissione per il mercato interno (DG GROW), che per sua stessa dichiarazione non esprime la posizione ufficiale della Commissione, classifica ogni dato come obbligatorio, facoltativo, applicabile solo in certi casi o da non compilare all'avvio del passaporto.

I campi ESPR restano attesi finché ciascun atto non è adottato: acciaio 2026 (previsto), tessile 2027 (previsto). Vedete la nostra guida ai dati tessili e la guida al passaporto della batteria.

Limitate la richiesta di dati dei fornitori per il passaporto digitale ai campi che una legge o un atto prevede. I questionari su lavoro e aspetti sociali aumentano l'onere per i fornitori e, se un'altra legge non li impone, non godono della tutela dell'articolo 13, paragrafo 2, del regolamento UE sui dati (vedete il controllo di equità).

Che cosa deve contenere la richiesta di dati?

Una richiesta di dati dei fornitori per il passaporto digitale richiede una riga per campo e valore, mai testo libero. Incollate questa intestazione in un foglio di calcolo o in un portale:

supplier_id,site_gln,your_gtin,your_batch,supplier_lot,field,value,unit,evidence_id,evidence_expiry,access,signed_by,date

I valori dei dati dei fornitori per il passaporto digitale vanno nel foglio; i documenti arrivano in PDF, ciascuno chiamato con il suo evidence_id. I campi:

Vocabolario e accesso. Tutti i dati del passaporto devono seguire i modelli di dati dell'archivio semantico della Commissione (regolamento di esecuzione (UE) 2026/1778, art. 11, par. 3), che il registro controlla al momento della registrazione: chiedete quindi quelle unità e quelle liste di codici dal primo giorno. «Secondo l'atto» significa che decide l'atto delegato; trattate quelle righe come riservate e concordate ogni classificazione per iscritto.

Granularità. Le FAQ della Commissione sulle batterie (Q7.7) considerano potenzialmente ragionevole una soglia di composizione dell'1% o dello 0,1%, ma non una semplice etichetta come «LFP». Scrivete la soglia nella riga.

Lettera di accompagnamento (da copiare e adattare):

Oggetto: Richiesta di dati per il passaporto di prodotto — [gruppo di prodotti], risposta entro il [data]

Immettiamo [prodotti] sul mercato UE e dobbiamo mantenere i loro passaporti digitali di prodotto accurati, completi e aggiornati (regolamento (UE) 2024/1781, articolo 9, paragrafo 1).

Vi chiediamo di compilare il foglio allegato per ogni prodotto e sito entro il [data]; nominate ogni documento con il suo ID della prova.

Useremo i vostri dati solo per i passaporti, gli obblighi di legge e le richieste delle autorità, e mostreremo ogni campo solo al pubblico concordato, salvo che il diritto dell'Unione imponga una divulgazione più ampia. Vi avviseremo prima che un campo diventi pubblico. Contatto: [nome, e-mail].

Come ottenere gli identificativi mancanti di operatori e siti?

L'articolo 12, paragrafi 2–3, dell'ESPR fissa una procedura per ogni volta che i vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale nominano un fornitore o un sito senza identificativo:

1. Chiedere (acquisti): un GLN della persona giuridica per l'azienda, un GLN di località per ogni sito. Lo standard DPP provvisorio di GS1, non ratificato, indica il GLN come identificativo dell'operatore e del sito.
2. Confermare per iscritto (acquisti): se non esiste, ottenete una conferma firmata e datata. La legge impone questo passaggio prima della richiesta.
3. Richiedere per conto del fornitore (conformità): tramite un organismo di emissione ISO/IEC 15459, come un'organizzazione membro di GS1 per un GLN; la licenza sarà a nome del fornitore.
4. Inviare e registrare (conformità, responsabile dei dati): date al fornitore tutti i dettagli una volta rilasciato; inserite l'identificativo nei vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale, con la sua prova.

Scegliete la strada in base alla situazione del fornitore:

Non consegnate mai a un fornitore un GLN di operatore preso dal vostro prefisso: le regole GS1 vietano a un'organizzazione di usare un GLN della licenza di un'altra organizzazione per rappresentare sé stessa come parte.

GS1 consente a chi utilizza principalmente un sito di assegnarne il GLN, ma se questo soddisfi l'articolo 12, paragrafo 3, resta incerto fino all'atto dell'articolo 12, paragrafo 4; preferite il GLN del fornitore. Vedete il passo 3 del nostro piano di implementazione.

In che ordine inviare le richieste?

Inviate le richieste di dati dei fornitori per il passaporto digitale a ondate, così le prime risposte orientano le domande successive:

L'ondata 2 parte dal REACH. In base all'articolo 33 del REACH, un fornitore UE di un articolo che contiene una sostanza dell'elenco delle sostanze candidate in concentrazione superiore allo 0,1% in peso, misurata per ciascun articolo componente (Corte di giustizia, causa C-106/14), deve già comunicarvi almeno il nome della sostanza. Chiedete prima quei dati.

L'ondata 3 si regge su una clausola a cascata. Modellatela sull'elenco di tracciabilità delle batterie (regolamento batterie, art. 49, par. 2) e fate raccogliere al livello 1, per ogni input:

• descrizione del materiale e nome commerciale;
• nome e indirizzo di ogni fornitore a monte;
• paese di origine e transazioni fino all'estrazione;
• quantità, in percentuale o in peso;
• rapporti di verifica di terzi.

Pochi fornitori a monte vi devono questi dati per legge; per le batterie, vedete la nostra guida al dovere di diligenza.

Contate a ritroso dalla data in cui i vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale devono essere online:

1. Operatori di batterie. Completate e verificate le ondate 1–2 (allegato XIII, punto 1, lett. a–b, e punto 2, lett. a–b) prima del 18 febbraio 2027. Eseguite l'ondata 3 dopo l'avvio: impronta di carbonio, contenuto riciclato e informazioni sul dovere di diligenza in quel momento non saranno ancora richiesti (FAQ sulle batterie, Q7.2). Se restano meno di circa 14 settimane (10 per le ondate 1–2, più la verifica), inviate insieme le ondate 1 e 2.
2. Operatori ESPR. Un atto di norma si applica non prima di 18 mesi dall'entrata in vigore, quindi il piano di 20 settimane rientra nei tempi. Iniziate subito dagli identificativi, il resto quando il vostro atto sarà adottato.
3. Tutti. Redigete la clausola a cascata dell'ondata 3 nella settimana 1: le risposte da monte sono le più lente.

Quali clausole contrattuali proteggono i dati?

Mettete ogni clausola sui dati dei fornitori per il passaporto digitale in un unico allegato, con l'obbligo che ciascuna protegge. Un allegato unico si estende al livello 2 più facilmente di clausole sparse in un contratto di fornitura:

Tre formulazioni di esempio:

• Preavviso di modifica. «Il Fornitore notifica per iscritto all'Acquirente, con almeno [60] giorni di anticipo, ogni modifica di materiale, formulazione, sito produttivo o subfornitore, e consegna i dati aggiornati prima della prima consegna modificata.»
• Conservazione. «Il Fornitore conserva tutte le prove a supporto dei Dati del Fornitore fino a 10 anni dopo l'ultima immissione sul mercato, da parte dell'Acquirente, di un Prodotto contenente l'input del Fornitore, come notificata dall'Acquirente, o per il periodo più lungo fissato dall'atto delegato applicabile.»
• Limite d'uso. «L'Acquirente utilizza i Dati del Fornitore solo per i passaporti di prodotto, per i propri obblighi di legge e per le richieste delle autorità, e divulga ciascun campo solo al pubblico concordato nel presente allegato, salvo che il diritto dell'Unione imponga una divulgazione più ampia, informandone prima il Fornitore.»

Il limite d'uso vi serve perché l'articolo 11 vieta il riutilizzo dei dati del passaporto solo ai fornitori di servizi DPP, non a voi.

Controllo di equità. In base all'articolo 13 del regolamento UE sui dati (Data Act), il regolamento (UE) 2023/2854, una clausola abusiva sui dati che un'impresa impone unilateralmente a un'altra non è vincolante: nei contratti conclusi dopo il 12 settembre 2025, e dal 12 settembre 2027 anche in alcuni contratti di lunga durata precedenti. Verificate ogni clausola sui dati dei fornitori per il passaporto digitale:

• Imposta dalla legge? Le clausole che riflettono il diritto dell'Unione obbligatorio non sono abusive (art. 13, par. 2). L'ESPR non dà ai fornitori alcun obbligo di consegna, quindi legare le richieste all'ESPR riduce il rischio ma non garantisce nulla; i dati dell'articolo 33 del REACH sono quelli che si prestano meglio.
• Riutilizzo? Usare i dati del fornitore in un modo che gli reca un pregiudizio significativo si presume abusivo (art. 13, par. 5, lett. b).
• Responsabilità? Estendere la responsabilità del fornitore, o limitarne in modo inappropriato i rimedi, si presume abusivo (art. 13, par. 5, lett. a); tenete il recupero dei costi proporzionato e negoziato.
• Chi giudica la conformità? Un diritto esclusivo di decidere se i dati sono conformi è abusivo (art. 13, par. 4, lett. c); scrivete regole di accettazione oggettive.
• Negoziata? Una clausola che il fornitore ha cercato senza successo di influenzare conta come imposta (art. 13, par. 6); conservate una traccia della negoziazione.

La proposta Omnibus digitale lascia intatto l'articolo 13.

Come verificare ciò che inviano i fornitori?

Le FAQ della Commissione sul DPP attribuiscono alle autorità di vigilanza del mercato il ruolo principale nella verifica dell'accuratezza dei passaporti. I vostri controlli sui dati dei fornitori per il passaporto digitale vengono prima, quindi eseguiteli prima di pubblicare qualsiasi cosa:

Conservate un ID della prova accanto a ogni valore dei vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale. L'archivio semantico copre i collegamenti tra gli attributi del passaporto e le prove sottostanti provenienti dalla catena del valore (regolamento di esecuzione (UE) 2026/1778, art. 12, par. 2, lett. a).

E se un fornitore non può o non vuole consegnare?

Quando mancano dati dei fornitori per il passaporto digitale, salite un gradino alla volta, ciascuno con una data:

1. Chiarire (settimane 1–2). Inviate una riga di esempio compilata; molte lacune sono problemi di formato.
2. Piano delle lacune con date (entro la settimana 4). Una data vincolante per ogni campo mancante.
3. Lasciare vuoto, non stimare. Segnate il campo «in sospeso: fornitore» e non pubblicate alcuna asserzione. Il JRC si aspetta che all'inizio si usino valori predefiniti, ma è un'analisi, non una legge: usate un valore predefinito segnalato solo dove l'atto che disciplina quel campo lo consente.
4. Generare la prova (settimane 4–8). Un'analisi di laboratorio su composizione o sostanze, con i costi ripartiti come prevede l'allegato.
5. Fare della consegna una condizione d'ordine (ordine successivo) e qualificare una seconda fonte.
6. Sospendere. Il regolamento batterie offre il modello: dopo una mitigazione fallita, prevede di valutare la sospensione o l'interruzione del rapporto con un fornitore (art. 50, par. 1, lett. b, punto iii).

Tracciate il gradino di ogni fornitore in un unico foglio:

supplier,wave,sent,due,received,verified,open_fields,rung,next_action,next_date,owner

Il blocco per l'importatore. Un importatore non deve immettere sul mercato un prodotto non conforme finché non è reso conforme (ESPR art. 29, par. 2), quindi la mancanza di dati dei fornitori per il passaporto digitale può fermare un'importazione. Vedete anche il DPP per gli importatori.

Ripiego per la riservatezza. Se un fornitore accetta di divulgare solo alle autorità, conservate le prove per loro; il JRC considera le prove del contenuto riciclato un segreto commerciale, non destinato al pubblico. Ma le sostanze estremamente preoccupanti oltre lo 0,1% «non sono esentate» (ESPR art. 7, par. 6, lett. b).

Registrate ogni gradino nel fascicolo del fornitore: se un'autorità chiede in seguito perché un campo era vuoto, la traccia datata delle vostre richieste di dati dei fornitori per il passaporto digitale è la vostra risposta.

Come mantenere aggiornati i dati dei fornitori?

I dati dei fornitori per il passaporto digitale invecchiano il giorno in cui un fornitore cambia una ricetta, un sito o un certificato. Date a ogni campo del fornitore un evento scatenante, qualcuno che lo rilevi e un'azione:

Versionate i vostri dati dei fornitori per il passaporto digitale nel vostro sistema: che cosa è cambiato, chi l'ha cambiato, con quale prova. Portate ogni aggiornamento nel passaporto attivo e nella sua copia di riserva (ESPR art. 27, par. 1, lett. c).

Esempio pratico: un ipotetico marchio di abbigliamento da lavoro a Tilburg

Prendiamo un ipotetico marchio di abbigliamento da lavoro a Tilburg, nei Paesi Bassi, con 140 SKU. Supponiamo che l'atto sul tessile, non ancora adottato, sia in vigore e richieda identificativi, composizione e contenuto riciclato. Livello 1: laboratori di confezione a Porto e Bursa; livello 2: tre tessiture; livello 3: filature. Ecco come i suoi dati dei fornitori per il passaporto digitale attraversano il piano; se producete per un marchio simile, è la sequenza che vedrete dal vostro lato.

• Settimane 1–2: la mappa dei campi elenca 23 campi: 9 dai sistemi del marchio, 11 dal livello 1, 3 dai livelli 2–3.
• Settimana 3: la richiesta di dati dei fornitori per il passaporto digitale parte verso Porto e Bursa.
• Settimana 5: Porto restituisce un GLN della persona giuridica e un GLN di località, entrambi presenti in Verified by GS1. Bursa conferma per iscritto di non averne. Il marchio lo registra e poi, come sua richiesta ai sensi dell'articolo 12, prepara con Bursa una domanda all'organizzazione membro di GS1 in Turchia, con la licenza a nome di Bursa.
• Settimana 6: Bursa contesta la clausola di audit; il marchio la restringe all'esame documentale e a una visita annunciata all'anno, e archivia lo scambio come traccia della negoziazione (regolamento sui dati, art. 13, par. 6).
• Settimana 9: i controlli intercettano due errori. Una giacca indica 65% poliestere e 36% cotone (101%); la specifica del tessuto dice 64/36. Un pile dichiara 30% di poliestere riciclato, ma i certificati coprono acquisti pari al 18%, quindi l'asserzione scende al 18%.
• Settimane 11–20: una tessitura non vuole nominare le sue filature. Gradino 1: una riga di esempio compilata. Gradino 2: una data alla settimana 16 per due su tre. La terza resta «in sospeso: fornitore», senza alcuna asserzione di origine per quel filato.

Due controfattuali. Se il GLN della sede centrale di Bursa fosse stato inserito come identificativo del sito, i dati dei fornitori per il passaporto digitale punterebbero a un ufficio, non allo stabilimento; il controllo del sito lo intercetta. Se il pile fosse andato online al 30%, una richiesta motivata di un'autorità avrebbe preteso le prove entro 15 giorni (ESPR art. 27, par. 10), e i certificati avrebbero coperto solo il 18%.

Il contrasto con la legge adottata. Un ipotetico assemblatore di Graz di batterie per l'accumulo domestico da 10 kWh (batterie industriali sopra i 2 kWh) ha bisogno dei dati dell'allegato XIII, punto 1, lett. b, e punto 2, lett. a–b, dal suo produttore di celle a partire dal 18 febbraio 2027. Il produttore di celle li carica in base a un'autorizzazione scritta ai sensi dell'articolo 77, paragrafo 4, limitata a quei campi; l'assemblatore resta responsabile.

Casi limite: quando la raccolta funziona diversamente?

Questi casi cambiano da dove arrivano i dati dei fornitori per il passaporto digitale, non la procedura.

Il fornitore è un commerciante. Un ufficio commerciale non è il sito produttivo: fate nominare al commerciante lo stabilimento che ha prodotto la merce, oppure fatevi indicare il livello successivo.

Marchio del distributore. Se vendete con il vostro marchio merce prodotta da altri, il fabbricante siete voi (ESPR art. 2, punto 42): inserite l'allegato delle clausole nel vostro accordo di produzione a marchio.

Mandatario. Il suo mandato non può includere gli obblighi dell'articolo 27, paragrafo 1 (art. 28, par. 1). Mettete voi stessi a contratto i dati dei fornitori per il passaporto digitale.

Celle e moduli per batterie. Di norma, le celle importate che sono semplici componenti non sono considerate di per sé la batteria finita (FAQ sulle batterie, Q3.4), salvo i kit fai-da-te venduti pronti per gli utilizzatori finali. Il produttore di celle allora non ha alcun obbligo di passaporto; il vostro contratto è la strada per arrivare ai suoi dati.

Il quadro generale: una richiesta ai fornitori, più leggi

Questi regimi si sovrappongono ai dati dei fornitori per il passaporto digitale nel nucleo: chi è il fornitore, da dove arriva il materiale, in che quantità. Costruite un solo allegato con un modulo per regime, non un questionario per ogni legge. Vedete la nostra guida all'EUDR.

Tenete d'occhio questi punti in sospeso; ciascuno cambierebbe la vostra richiesta di dati dei fornitori per il passaporto digitale o le vostre clausole:

La conclusione pratica: costruite una sola richiesta di dati dei fornitori per il passaporto digitale e un solo fascicolo di prove per fornitore, e lasciate che ogni legge vi attinga. Un secondo questionario per il prossimo regolamento è la strada costosa.

Che cosa fare nei prossimi 60 giorni?

Sette passi avviano il vostro programma sui dati dei fornitori per il passaporto digitale. Nessuno aspetta il vostro atto delegato:

1. Mappa dei campi (settimane 1–2, conformità): ogni campo dei dati dei fornitori per il passaporto digitale, livello di fornitura d'origine, adottato o atteso.
2. Foglio di richiesta (settimana 3, acquisti): inviatelo, con la lettera di accompagnamento, ai vostri cinque fornitori principali.
3. Procedura per gli identificativi (settimane 3–6, conformità): chiedere, confermare, richiedere, inviare, registrare.
4. Allegato contrattuale (settimane 3–6, ufficio legale): redigete le clausole; eseguite il controllo sul regolamento sui dati.
5. Regole di verifica (settimana 6, qualità): i controlli più la regola dell'ID della prova.
6. Scala di escalation (settimana 7, direzione): gradini, scadenze e il foglio di monitoraggio.
7. Calendario delle modifiche (settimana 8, responsabile dei dati): eventi scatenanti, scadenze dei certificati, nuova firma annuale.

Quando i vostri GTIN e lotti saranno collegati ai lotti dei fornitori, create un codice di prova per un GTIN: il generatore gratuito di QR GS1 Digital Link di Passmith non richiede registrazione e funziona nel vostro browser. Passmith offre anche un piano gratuito.

Approfondimenti: Che cos'è il passaporto digitale di prodotto? · Implementazione del passaporto digitale in 8 passi · Passaporto della batteria · Dovere di diligenza CSDDD · GS1 Digital Link

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