Datos de proveedores para el pasaporte digital de producto: cómo pedirlos, contratarlos y verificarlos

Para obtener los datos de proveedores para el pasaporte digital de producto, mapee los campos, envíe a cada proveedor una solicitud estructurada, fije las obligaciones en un anexo del contrato, verifique cada valor con su evidencia y escale peldaño a peldaño, con fechas. Esta guía es para el importador o la marca que introduce mercancías en el mercado de la UE: la obligación es suya, aunque los datos los tengan sus proveedores.

¿Nuevo en el tema? Empiece por qué es un pasaporte digital de producto. Si el proveedor es usted, lea nuestra guía para fabricantes de fuera de la UE.

¿Qué son los datos de proveedores para el pasaporte digital de producto?

Los datos de proveedores para el pasaporte digital de producto (DPP) son la información del pasaporte, obligatoria o voluntaria, que procede de sus proveedores de nivel 1, 2 o 3: identificadores de operador e instalación, composición, sustancias preocupantes, origen, certificados e informes de ensayo, más la evidencia de cada valor. De su exactitud responde quien introduce el producto en el mercado de la UE.

El nivel 1 es el proveedor al que usted compra; el nivel 2 le suministra a él (una tejeduría, un fabricante de celdas); el nivel 3 está más arriba (una hilatura, una refinería).

¿Por qué no dejarlo en manos de los proveedores? Los datos del pasaporte «serán exactos y completos y estarán actualizados» según el artículo 9(1) del Reglamento (UE) 2024/1781, el ESPR (reglamento de diseño ecológico), y esa obligación es suya.

Como señala el Centro Común de Investigación (JRC) de la Comisión, la recopilación de datos a lo largo de la cadena de valor no está regulada por el ESPR. Así que cada obligación de las secciones siguientes se convierte en una solicitud, una cláusula o un control.

¿Qué datos vienen de cada nivel de proveedor?

Empiece con un mapa de campos de sus datos de proveedores para el pasaporte digital, etiquetado por origen y estado. El nivel 1 puede responder por sí mismo a la mayoría de las filas; el resto debe recopilarlo de los niveles 2 y 3, así que el mapa también le dice a quién perseguir:

En materia de datos de proveedores para el pasaporte digital, el anexo XIII del Reglamento de baterías es la única lista fijada en una ley adoptada, aplicable desde el 18 de febrero de 2027. Una guía del departamento de mercado interior de la Comisión (DG GROW), que según sus propios términos no es la posición oficial de la Comisión, marca cada dato como obligatorio, opcional, aplicable solo en ciertos casos o que no debe cumplimentarse al inicio del pasaporte.

Los campos ESPR siguen siendo previstos hasta que se adopte cada acto: acero 2026 (previsto), textil 2027 (previsto). Vea nuestra guía de datos textiles y la guía del pasaporte de baterías.

Limite su petición de datos de proveedores para el pasaporte digital a los campos que pide una ley o un acto. Los cuestionarios laborales y sociales añaden carga al proveedor y, salvo que otra ley los exija, no encuentran amparo en el artículo 13(2) del Reglamento de Datos (vea el control de cláusulas abusivas).

¿Qué debe contener su solicitud de datos?

Una solicitud de datos de proveedores para el pasaporte digital de producto necesita una fila por campo y valor, nunca texto libre. Pegue esta cabecera en una hoja de cálculo o en su portal:

supplier_id,site_gln,your_gtin,your_batch,supplier_lot,field,value,unit,evidence_id,evidence_expiry,access,signed_by,date

Los valores van en la hoja; los documentos llegan como PDF nombrados con su evidence_id. Los campos:

Vocabulario y acceso. Todos los datos del pasaporte deben seguir los modelos de datos del repositorio semántico de la Comisión (Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1778, art. 11(3)), que el registro comprueba al registrar, así que pida esas unidades y listas de códigos desde el primer día. «Según el acto» significa que lo decide el acto delegado; trate esas filas como restringidas y acuerde cada etiqueta por escrito.

Granularidad. Las preguntas frecuentes de baterías (Q7.7) consideran potencialmente razonable un umbral de composición del 1 % o del 0,1 %, pero no una simple etiqueta como «LFP». Escriba el umbral en la fila.

Carta de presentación de la solicitud de datos de proveedores para el pasaporte digital (copie y adapte):

Asunto: Solicitud de datos para el pasaporte de producto — [grupo de productos], respuesta antes del [fecha]

Introducimos [productos] en el mercado de la UE y debemos mantener sus pasaportes digitales de producto exactos, completos y actualizados (Reglamento (UE) 2024/1781, artículo 9(1)).

Le rogamos que complete la hoja adjunta para cada producto y centro antes del [fecha] y que nombre cada documento con su ID de evidencia.

Usaremos sus datos solo para los pasaportes, nuestras obligaciones legales y las solicitudes de las autoridades, y mostraremos cada campo solo a su destinatario acordado, salvo que el Derecho de la Unión exija una divulgación más amplia. Le avisaremos antes de que cualquier campo pase a ser público. Contacto: [nombre, correo electrónico].

¿Cómo se consiguen los identificadores de operador e instalación que faltan?

El artículo 12(2)–(3) del ESPR fija una rutina siempre que sus datos de proveedores para el pasaporte digital nombren a un proveedor o un centro sin identificador:

1. Pedir (compras): un GLN de entidad jurídica para la empresa y un GLN de ubicación por centro. La norma provisional de GS1 para el DPP, no ratificada, designa el GLN como identificador de operador y de instalación.
2. Confirmar por escrito (compras): si no existe ninguno, obtenga una confirmación firmada y fechada. La ley exige este paso primero.
3. Solicitar en nombre del proveedor (cumplimiento normativo): a través de una entidad emisora ISO/IEC 15459, como una organización miembro de GS1 en el caso del GLN; la licencia estará a nombre del proveedor.
4. Enviar y registrar (cumplimiento normativo, responsable de datos): dé al proveedor todos los detalles una vez expedido y anote el identificador con su evidencia.

Elija la vía según la situación del proveedor:

Nunca entregue a un proveedor un GLN de operador de su propio prefijo: las reglas de GS1 establecen que una organización no debe (en el original, «SHALL NOT») usar un GLN de la licencia de otra organización para representarse a sí misma como parte.

GS1 permite que un usuario principal asigne el GLN de un centro, pero si eso cumple el artículo 12(3) no quedará claro hasta el acto del artículo 12(4); prefiera el del propio proveedor. Vea el paso 3 de nuestro plan de implementación.

¿En qué orden se envían las solicitudes?

Envíe las solicitudes de datos de proveedores para el pasaporte digital en oleadas, para que las primeras respuestas den forma a las preguntas siguientes:

La oleada 2 empieza por REACH. Según el artículo 33 de REACH, un proveedor de la UE de un artículo que contenga una sustancia de la lista de candidatas por encima del 0,1 % en peso, medido por cada artículo componente (Tribunal de Justicia, asunto C-106/14), ya debe darle al menos el nombre de esa sustancia. Pida esos datos primero.

La oleada 3 funciona con una cláusula en cascada. Tome como modelo la lista de trazabilidad de las baterías (Reglamento de baterías, art. 49(2)) y haga que el nivel 1 recopile, por cada insumo:

• descripción del material y nombre comercial;
• nombre y dirección de cada proveedor aguas arriba;
• país de origen y transacciones hasta la extracción;
• cantidades, en porcentaje o en peso;
• informes de verificación de terceros.

Pocos proveedores aguas arriba le deben esto por ley; para las baterías, vea nuestra guía de diligencia debida.

Cuente hacia atrás desde la fecha en que sus datos de proveedores para el pasaporte digital deben estar operativos:

1. Operadores de baterías. Termine y verifique las oleadas 1–2 (anexo XIII 1(a)–(b), 2(a)–(b)) antes del 18 de febrero de 2027. Lance la oleada 3 después de la puesta en marcha: la huella de carbono, el contenido reciclado y la información de diligencia debida todavía no serán exigibles entonces (FAQ de baterías, Q7.2). Si le quedan menos de unas 14 semanas (10 para las oleadas 1–2, más la verificación), envíe las oleadas 1 y 2 a la vez.
2. Operadores ESPR. Un acto se aplica normalmente al menos 18 meses después de su entrada en vigor, así que el plan de 20 semanas cabe. Empiece ya con los identificadores, y con el resto cuando se adopte su acto.
3. Todos. Redacte la cláusula en cascada de la oleada 3 en la semana 1: las respuestas de aguas arriba son las que más tardan.

¿Qué cláusulas contractuales aseguran los datos?

Reúna todas las cláusulas sobre datos de proveedores para el pasaporte digital en un solo anexo, con la obligación que protege cada una. Un anexo único se traslada al nivel 2 con más facilidad que unas cláusulas dispersas por un contrato de suministro:

Tres redacciones de ejemplo para su anexo de datos de proveedores para el pasaporte digital:

• Aviso de cambios. «El Proveedor notificará por escrito al Comprador, con al menos [60] días de antelación, cualquier cambio de material, formulación, centro de producción o subproveedor, y entregará los datos actualizados antes de la primera entrega modificada.»
• Conservación. «El Proveedor conservará toda la evidencia que respalde los Datos del Proveedor hasta 10 años después de que el Comprador introduzca por última vez en el mercado un Producto que contenga el insumo del Proveedor, según le notifique el Comprador, o durante cualquier plazo más largo que fije el acto delegado aplicable.»
• Límite de uso. «El Comprador utilizará los Datos del Proveedor únicamente para los pasaportes de producto, sus obligaciones legales y las solicitudes de las autoridades, y comunicará cada campo solo al destinatario acordado en este anexo, salvo que el Derecho de la Unión exija una divulgación más amplia, en cuyo caso lo notificará antes al Proveedor.»

Necesita el límite de uso porque el artículo 11 solo prohíbe reutilizar los datos del pasaporte a los proveedores de servicios DPP, no a usted.

Control de cláusulas abusivas. Según el artículo 13 del Reglamento de Datos de la UE, el Reglamento (UE) 2023/2854, una cláusula de datos abusiva que una empresa impone unilateralmente a otra no es vinculante: en los contratos celebrados después del 12 de septiembre de 2025, y desde el 12 de septiembre de 2027 en determinados contratos antiguos de larga duración. Pase cada cláusula por este control:

• ¿La exige la ley? No es abusiva una cláusula que refleje disposiciones imperativas del Derecho de la Unión (13(2)). El ESPR no impone a los proveedores ninguna obligación de entrega, así que vincular las exigencias a él reduce el riesgo pero no garantiza nada; los datos del artículo 33 de REACH son los que mejor encajan.
• ¿Reutilización? Se presume abusivo utilizar los datos del proveedor de manera que cause un grave perjuicio a sus intereses legítimos (13(5)(b)).
• ¿Responsabilidad? Se presume abusivo ampliar la responsabilidad del proveedor o limitar de forma inadecuada sus vías de recurso (13(5)(a)); mantenga la recuperación de costes proporcionada y negociada.
• ¿Quién juzga la conformidad? Es abusivo reservarse el derecho exclusivo de determinar si los datos son acordes con el contrato (13(4)(c)); redacte reglas de aceptación objetivas.
• ¿Negociada? Una cláusula en la que el proveedor intentó influir sin conseguirlo cuenta como impuesta (13(6)); conserve un registro de la negociación.

La propuesta Ómnibus Digital deja intacto el artículo 13.

¿Cómo se verifica lo que envían los proveedores?

Las preguntas frecuentes de la Comisión sobre el DPP atribuyen a las autoridades de vigilancia del mercado el papel principal en la verificación de la exactitud de los pasaportes. Sus propios controles de los datos de proveedores para el pasaporte digital van antes, así que hágalos antes de publicar nada:

Guarde un ID de evidencia junto a cada valor de sus datos de proveedores para el pasaporte digital. El repositorio semántico cubre los vínculos entre los atributos del pasaporte y la evidencia subyacente de la cadena de valor (Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1778, art. 12(2)(a)).

¿Qué hacer si un proveedor no puede o no quiere entregar?

Cuando faltan datos de proveedores para el pasaporte digital, escale peldaño a peldaño, cada uno con su fecha:

1. Aclarar (semanas 1–2). Envíe una fila de ejemplo cumplimentada; muchas carencias son problemas de formato.
2. Plan de carencias fechado (antes de la semana 4). Una fecha comprometida por cada campo que falte.
3. Déjelo vacío, no lo invente. Marque el campo «pendiente: proveedor» y no publique ninguna afirmación. El JRC prevé que al principio se usen valores por defecto, pero eso es un análisis, no ley: use un valor por defecto señalado como tal solo donde el acto que rige ese campo lo permita.
4. Genere la evidencia (semanas 4–8). Un ensayo de laboratorio de la composición o de las sustancias, con los costes repartidos según lo acordado en el anexo.
5. Haga de la entrega una condición del pedido (siguiente pedido) y homologue una segunda fuente.
6. Suspenda. El Reglamento de baterías ofrece el modelo: considerar «la posibilidad de suspender o romper la relación con un proveedor» tras una mitigación fallida (art. 50(1)(b)(iii)).

Anote el peldaño de cada proveedor en una sola hoja:

supplier,wave,sent,due,received,verified,open_fields,rung,next_action,next_date,owner

El freno del importador. Un importador no debe introducir en el mercado un producto no conforme hasta que sea conforme (ESPR, art. 29(2)), así que la falta de datos de proveedores para el pasaporte digital puede parar una importación. Vea también el DPP para importadores.

Alternativa por confidencialidad. Si un proveedor solo acepta revelar datos a las autoridades, guarde la evidencia para ellas; el JRC califica la evidencia del contenido reciclado de secreto comercial que no sería pública. Pero las sustancias extremadamente preocupantes por encima del 0,1 % «no serán objeto de exenciones» (ESPR, art. 7(6)(b)).

Deje constancia de cada peldaño en el expediente del proveedor: si una autoridad pregunta más adelante por qué un campo estaba vacío, el rastro fechado de sus solicitudes de datos de proveedores para el pasaporte digital es su respuesta.

¿Cómo se mantienen al día los datos de los proveedores?

Los datos de proveedores para el pasaporte digital de producto caducan el día en que un proveedor cambia una receta, un centro o un certificado. Dé a cada campo de proveedor un desencadenante, un vigilante y una acción:

Versione sus datos de proveedores para el pasaporte digital en su propio sistema: qué cambió, quién lo cambió y con qué evidencia. Lleve cada actualización al pasaporte en línea y a su copia de seguridad (ESPR, art. 27(1)(c)).

Ejemplo práctico: una marca hipotética de ropa laboral en Tilburg

Tomemos una marca hipotética de ropa laboral en Tilburg (Países Bajos), con 140 referencias. Supongamos que el acto textil, aún no adoptado, está en vigor y exige identificadores, composición y contenido reciclado. Nivel 1: talleres de confección en Oporto y Bursa; nivel 2: tres tejedurías; nivel 3: hilaturas. Así recorren el plan sus datos de proveedores para el pasaporte digital:

• Semanas 1–2: el mapa enumera 23 campos: 9 de los sistemas de la propia marca, 11 del nivel 1 y 3 de los niveles 2–3.
• Semana 3: la solicitud de datos de proveedores para el pasaporte digital sale hacia Oporto y Bursa.
• Semana 5: Oporto devuelve un GLN de entidad jurídica y un GLN de ubicación, ambos en Verified by GS1. Bursa confirma por escrito que no tiene ninguno. La marca lo registra y, como su solicitud del artículo 12, prepara con Bursa una solicitud a la organización miembro de GS1 en Turquía, con la licencia a nombre de Bursa.
• Semana 6: Bursa se opone a la cláusula de auditoría; la marca la limita a la revisión documental y a una visita anunciada al año, y archiva el intercambio como registro de la negociación (Reglamento de Datos, art. 13(6)).
• Semana 9: los controles detectan dos errores. Una chaqueta indica 65 % de poliéster y 36 % de algodón (101 %); la especificación del tejido dice 64/36. Un forro polar declara un 30 % de poliéster reciclado, pero los certificados cubren compras equivalentes al 18 %, así que la afirmación baja al 18 %.
• Semanas 11–20: una tejeduría no quiere nombrar a sus hilaturas. Peldaño 1: una fila de ejemplo cumplimentada. Peldaño 2: una fecha en la semana 16 para dos de las tres. La tercera queda «pendiente: proveedor», sin afirmación de origen para ese hilo.

Dos contrafactuales. Si se hubiera introducido el GLN de la sede central de Bursa como identificador de instalación, los datos de proveedores para el pasaporte digital apuntarían a una oficina, no a la planta; el control del centro lo detecta. Si el forro polar se hubiera publicado con un 30 %, una solicitud motivada de una autoridad habría exigido la evidencia en 15 días (ESPR, art. 27(10)), y los certificados solo habrían cubierto el 18 %.

El contraste con la ley adoptada. Un ensamblador hipotético de Graz de baterías domésticas de almacenamiento de 10 kWh (baterías industriales de más de 2 kWh) necesita los datos del anexo XIII 1(b) y 2(a)–(b) de su fabricante de celdas desde el 18 de febrero de 2027. El fabricante de celdas los carga con una autorización escrita del artículo 77(4) limitada a esos campos; el ensamblador sigue siendo responsable.

Casos límite: ¿cuándo cambia la recopilación?

Estos casos cambian de dónde vienen los datos de proveedores para el pasaporte digital, no la rutina.

El proveedor es un intermediario. Una oficina comercial no es el centro de producción: haga que el intermediario nombre la planta que fabricó las mercancías o que revele el siguiente nivel.

Marca blanca. Usted es el fabricante (ESPR, art. 2(42)), así que incorpore el anexo de cláusulas a su contrato de marca blanca.

Representante autorizado. Su mandato no puede incluir las obligaciones del artículo 27(1) (art. 28(1)). Asegure usted mismo por contrato los datos de proveedores para el pasaporte digital.

Celdas y módulos de baterías. Normalmente, las celdas importadas que son meros componentes no se tratan en sí mismas como la batería acabada (FAQ de baterías, Q3.4), salvo los kits de bricolaje vendidos listos para el usuario final. El fabricante de celdas no tiene entonces obligación de pasaporte; su contrato es la vía para obtener sus datos.

Ampliando el plano: una solicitud a proveedores, varias leyes

Estos regímenes coinciden con los datos de proveedores para el pasaporte digital en lo esencial: quién es el proveedor, de dónde viene el material y cuánto. Construya un anexo con un módulo por régimen, no un cuestionario por ley. Vea nuestra guía del EUDR.

Vigile estos asuntos pendientes; cada uno cambiaría su solicitud de datos de proveedores para el pasaporte digital o sus cláusulas:

La conclusión práctica: construya una única solicitud de datos de proveedores para el pasaporte digital y un expediente de evidencias por proveedor, y deje que cada ley se sirva de ellos. Un segundo cuestionario para la siguiente norma es el camino caro.

¿Qué hacer en los próximos 60 días?

Siete pasos ponen en marcha su programa de datos de proveedores para el pasaporte digital de producto. Ninguno espera a su acto delegado:

1. Mapa de campos (semanas 1–2, cumplimiento normativo): cada campo, nivel de origen, adoptado o previsto.
2. Hoja de solicitud (semana 3, compras): envíela, con la carta de presentación, a sus cinco proveedores principales.
3. Rutina de identificadores (semanas 3–6, cumplimiento normativo): pedir, confirmar, solicitar, enviar, registrar.
4. Anexo contractual (semanas 3–6, asesoría jurídica): redacte las cláusulas y pase el control del Reglamento de Datos.
5. Reglas de verificación (semana 6, calidad): los controles más la regla del ID de evidencia.
6. Escalera de medidas (semana 7, dirección): peldaños, plazos y la hoja de seguimiento.
7. Calendario de cambios (semana 8, responsable de datos): desencadenantes, caducidad de certificados, nueva firma anual.

Cuando sus GTIN y lotes estén vinculados a los lotes del proveedor, cree un código de prueba para un GTIN: el generador gratuito de QR GS1 Digital Link de Passmith no requiere registro y funciona en su navegador. Passmith también tiene un plan gratuito.

Para seguir: ¿Qué es un pasaporte digital de producto? · Implementación del DPP en 8 pasos · Pasaporte de baterías · Diligencia debida CSDDD · GS1 Digital Link

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