Données fournisseurs du passeport numérique des produits : les demander, les contractualiser, les vérifier

Pour obtenir les données fournisseurs du passeport numérique des produits (DPP), cartographiez les champs, envoyez à chaque fournisseur une demande structurée unique, inscrivez les obligations dans une annexe au contrat, vérifiez chaque valeur au regard de ses preuves et escaladez selon une échelle datée. Ce guide s'adresse à la marque qui vend sous son nom et au distributeur qui importe lui-même ce qu'il met en rayon ou en ligne.

Vous découvrez les passeports ? Commencez par ce qu'est le passeport numérique des produits. Les fournisseurs sollicités liront plutôt notre guide pour les fabricants hors UE.

Que sont les données fournisseurs du passeport numérique des produits ?

Les données fournisseurs du passeport numérique des produits désignent toute information qu'un passeport doit ou peut contenir et qui provient de vos fournisseurs de rang 1, 2 ou 3 : identifiants d'opérateur et d'installation, composition, substances préoccupantes, origine, certificats et rapports d'essai, plus la preuve de chaque valeur. L'opérateur qui met le produit sur le marché de l'UE répond de leur exactitude.

Le rang 1 est le fournisseur auprès duquel vous achetez ; le rang 2 le fournit (un tisseur, un fabricant de cellules) ; le rang 3 se situe plus en amont (une filature, un affineur).

Pourquoi ne pas laisser faire les fournisseurs ? Les données du passeport doivent être « exactes, complètes et à jour » selon l'article 9(1) du règlement (UE) 2024/1781, l'ESPR (règlement sur l'écoconception), et cette obligation est la vôtre.

Comme le relève le Centre commun de recherche (JRC) de la Commission, la collecte de données tout au long de la chaîne de valeur n'est pas réglementée par l'ESPR. Pour les données fournisseurs du passeport numérique des produits, chaque obligation ci-dessous devient donc une demande, une clause ou un contrôle.

Quelles données viennent de quel rang de fournisseur ?

Commencez par une cartographie des champs de vos données fournisseurs du passeport numérique des produits, étiquetés par source et par statut. Le rang 1 peut répondre lui-même à la plupart des lignes ; le reste, il doit le collecter auprès des rangs 2 et 3. La cartographie vous dit donc aussi qui relancer :

L'annexe XIII du règlement batteries est la seule liste fixée par une loi adoptée ; elle s'applique à partir du 18 février 2027. Les orientations de la direction générale du marché intérieur de la Commission (DG GROW), qui ne sont pas, selon leurs propres termes, la position officielle de la Commission, classent chaque donnée comme obligatoire, facultative, applicable seulement dans certains cas ou à ne pas renseigner au démarrage du passeport.

Les champs ESPR restent attendus jusqu'à l'adoption de chaque acte : acier 2026 (attendu), textile 2027 (attendu). Voir notre guide des données textiles et notre guide du passeport batterie.

Limitez la demande aux champs qu'une loi ou un acte exige. Les questionnaires sociaux et sur les conditions de travail alourdissent la charge des fournisseurs et, sauf si une autre loi les impose, ne bénéficient pas de la protection de l'article 13(2) du Data Act (voir le test d'équité).

Que doit contenir votre demande de données ?

Une demande de données fournisseurs du passeport numérique des produits compte une ligne par champ et par valeur, jamais de texte libre. Collez cet en-tête dans une feuille de calcul ou un portail :

supplier_id,site_gln,your_gtin,your_batch,supplier_lot,field,value,unit,evidence_id,evidence_expiry,access,signed_by,date

Les valeurs vont dans la feuille ; les documents arrivent en PDF nommés d'après leur evidence_id. Les champs :

Vocabulaire et accès. Toutes les données du passeport, y compris les données fournisseurs du passeport numérique des produits, doivent suivre les modèles de données du référentiel sémantique de la Commission (règlement d'exécution (UE) 2026/1778, art. 11(3)), que le registre contrôle à l'enregistrement : demandez donc ces unités et listes de codes dès le premier jour. « Selon l'acte » signifie que l'acte délégué tranche ; traitez ces lignes comme restreintes et convenez de chaque étiquette par écrit.

Granularité. La FAQ batteries (Q7.7) juge potentiellement raisonnable un seuil de composition de 1 % ou de 0,1 %, mais pas une simple étiquette comme « LFP ». Inscrivez le seuil dans la ligne.

Lettre d'accompagnement (à copier et adapter) :

Objet : Demande de données pour le passeport produit — [groupe de produits], réponse avant le [date]

Nous mettons [produits] sur le marché de l'UE et devons tenir leurs passeports numériques de produit exacts, complets et à jour (règlement (UE) 2024/1781, article 9(1)).

Merci de compléter la feuille jointe pour chaque produit et chaque site avant le [date] ; nommez chaque document d'après son identifiant de preuve.

Nous n'utiliserons vos données que pour les passeports, nos obligations légales et les demandes des autorités, et ne montrerons chaque champ qu'à son public convenu, sauf si le droit de l'Union exige une divulgation plus large. Nous vous préviendrons avant qu'un champ ne devienne public. Contact : [nom, e-mail].

Comment obtenir les identifiants d'opérateur et d'installation manquants ?

L'article 12(2)–(3) de l'ESPR fixe une routine chaque fois que vos données fournisseurs du passeport numérique des produits nomment un fournisseur ou un site sans identifiant :

1. Demander (achats) : un GLN d'entité juridique pour l'entreprise, un GLN de site par site. La norme DPP provisoire de GS1, non ratifiée, désigne le GLN comme identifiant d'opérateur et d'installation.
2. Faire confirmer par écrit (achats) : s'il n'en existe pas, obtenez une confirmation signée et datée. La loi l'exige en premier.
3. Demander pour le compte du fournisseur (conformité) : via un organisme émetteur ISO/CEI 15459, par exemple une organisation membre GS1 pour un GLN ; la licence sera au nom du fournisseur.
4. Transmettre et enregistrer (conformité, responsable des données) : donnez au fournisseur tous les détails une fois l'identifiant délivré ; saisissez l'identifiant avec sa preuve.

Pour compléter les données fournisseurs du passeport numérique des produits, choisissez la voie selon la situation du fournisseur :

Ne remettez jamais à un fournisseur un GLN d'opérateur issu de votre propre préfixe : les règles GS1 interdisent (SHALL NOT) à une organisation d'utiliser un GLN tiré de la licence d'une autre organisation pour se représenter elle-même en tant que partie.

GS1 permet à un utilisateur principal d'attribuer le GLN d'un site, mais rien ne dit encore que cela satisfait à l'article 12(3) : la question reste ouverte jusqu'à l'acte de l'article 12(4). Préférez le GLN du fournisseur. Voir l'étape 3 de notre plan de mise en place.

Dans quel ordre envoyer les demandes ?

Envoyez les demandes de données fournisseurs du passeport numérique des produits par vagues, pour que les premières réponses orientent les questions suivantes :

La vague 2 part de REACH. Selon l'article 33 de REACH, un fournisseur européen d'un article contenant une substance de la liste candidate au-delà de 0,1 % en poids, mesurée par article composant (Cour de justice, C-106/14), doit déjà vous en communiquer au moins le nom. Commencez vos données fournisseurs du passeport numérique des produits par ces informations.

La vague 3 repose sur une clause de cascade. Calquez-la sur la liste de traçabilité des batteries (règlement batteries, art. 49(2)) et faites collecter par le rang 1, pour chaque intrant :

• la description de la matière et son nom commercial ;
• le nom et l'adresse de chaque fournisseur amont ;
• le pays d'origine et les transactions jusqu'à l'extraction ;
• les quantités, en pourcentage ou en poids ;
• les rapports de vérification par des tiers.

Peu de fournisseurs amont vous doivent ces informations en vertu de la loi ; pour les batteries, voir notre guide du devoir de vigilance batteries.

Comptez à rebours depuis la date où vos données fournisseurs du passeport numérique des produits doivent être en ligne :

1. Opérateurs de batteries. Terminez et vérifiez les vagues 1–2 (annexe XIII 1(a)–(b), 2(a)–(b)) avant le 18 février 2027. Lancez la vague 3 après la mise en service : l'empreinte carbone, le contenu recyclé et les informations sur le devoir de diligence ne seront pas encore exigés à ce stade (FAQ batteries, Q7.2). S'il vous reste moins de 14 semaines environ (10 pour les vagues 1–2, plus la vérification), envoyez les vagues 1 et 2 ensemble.
2. Opérateurs ESPR. Un acte s'applique normalement au moins 18 mois après son entrée en vigueur : le plan de 20 semaines tient. Commencez les identifiants dès maintenant, le reste une fois votre acte adopté.
3. Tout le monde. Rédigez la clause de cascade de la vague 3 dès la semaine 1 : les réponses de l'amont sont les plus lentes.

Quelles clauses contractuelles sécurisent les données ?

Regroupez chaque clause relative aux données fournisseurs du passeport numérique des produits dans une seule annexe, avec l'obligation que chaque clause protège. Une annexe unique se répercute plus facilement au rang 2 que des clauses dispersées dans un contrat d'approvisionnement :

Trois exemples de rédaction :

• Notification des changements. « Le Fournisseur notifie par écrit à l'Acheteur, au moins [60] jours à l'avance, tout changement de matière, de formulation, de site de production ou de sous-fournisseur, et livre des données mises à jour avant la première livraison modifiée. »
• Conservation. « Le Fournisseur conserve toutes les preuves étayant les Données Fournisseur pendant 10 ans à compter de la dernière mise sur le marché par l'Acheteur d'un Produit contenant l'intrant du Fournisseur, telle que notifiée par l'Acheteur, ou pendant toute durée plus longue fixée par l'acte délégué applicable. »
• Limitation d'usage. « L'Acheteur n'utilise les Données Fournisseur que pour les passeports de produit, ses obligations légales et les demandes des autorités, et ne divulgue chaque champ qu'au public convenu dans la présente annexe, sauf si le droit de l'Union exige une divulgation plus large, auquel cas il en informe d'abord le Fournisseur. »

Cette limitation d'usage est nécessaire, car l'article 11 n'interdit la réutilisation des données du passeport qu'aux prestataires de services DPP, pas à vous.

Test d'équité. Selon l'article 13 du règlement (UE) 2023/2854 sur les données (Data Act), une clause abusive relative aux données qu'une entreprise impose unilatéralement à une autre ne lie pas cette dernière : dans les contrats conclus après le 12 septembre 2025, et à partir du 12 septembre 2027 pour certains contrats anciens de longue durée. Testez chaque clause portant sur les données fournisseurs du passeport numérique des produits :

• Exigée par la loi ? Une clause qui reflète des dispositions impératives du droit de l'Union n'est pas abusive (art. 13(2)). L'ESPR n'impose aux fournisseurs aucune obligation de livraison : rattacher vos exigences à l'ESPR réduit le risque mais ne garantit rien ; les données de l'article 33 de REACH s'y prêtent le mieux.
• Réutilisation ? Utiliser les données du fournisseur d'une manière qui porte gravement atteinte à ses intérêts légitimes est présumé abusif (art. 13(5)(b)).
• Responsabilité ? Étendre la responsabilité du fournisseur, ou limiter de manière inappropriée ses voies de recours, est présumé abusif (art. 13(5)(a)) ; gardez un recouvrement des coûts proportionné et négocié.
• Qui juge la conformité ? Un droit exclusif de décider si les données sont conformes est abusif (art. 13(4)(c)) ; rédigez des règles d'acceptation objectives.
• Négociée ? Une clause que le fournisseur a tenté en vain d'influencer compte comme imposée (art. 13(6)) ; conservez une trace de la négociation.

La proposition d'omnibus numérique ne touche pas à l'article 13.

Comment vérifier ce que les fournisseurs envoient ?

La FAQ DPP de la Commission confie aux autorités de surveillance du marché le rôle principal dans la vérification de l'exactitude des passeports. Vos propres contrôles des données fournisseurs du passeport numérique des produits passent avant : effectuez-les avant toute publication.

Stockez un identifiant de preuve à côté de chaque valeur de vos données fournisseurs du passeport numérique des produits. Le référentiel sémantique couvre les liens entre les attributs du passeport et les preuves sous-jacentes issues de la chaîne de valeur (règlement d'exécution (UE) 2026/1778, art. 12(2)(a)).

Que faire si un fournisseur ne peut pas ou ne veut pas livrer ?

Quand des données fournisseurs du passeport numérique des produits manquent, montez d'un échelon à la fois, chacun avec une date :

1. Clarifier (semaines 1–2). Envoyez une ligne d'exemple remplie ; beaucoup de lacunes sont des problèmes de format.
2. Plan de comblement daté (au plus tard semaine 4). Une date ferme par champ manquant.
3. Laisser vide, ne pas deviner. Marquez le champ « en attente : fournisseur » et ne publiez aucune allégation. Le JRC s'attend à ce que des valeurs par défaut soient utilisées au début, mais c'est une analyse, pas la loi : n'utilisez une valeur par défaut signalée que là où l'acte qui régit ce champ le permet.
4. Produire la preuve (semaines 4–8). Un essai en laboratoire de la composition ou des substances, avec un partage des coûts conforme à l'annexe.
5. Faire de la livraison une condition de commande (commande suivante) et qualifier une seconde source.
6. Suspendre. Le règlement batteries en donne le modèle : envisager « la suspension ou la rupture des relations avec un fournisseur » après l'échec des tentatives d'atténuation (art. 50(1)(b)(iii)).

Suivez dans une seule feuille l'échelon atteint par chaque fournisseur pour ses données fournisseurs du passeport numérique des produits :

supplier,wave,sent,due,received,verified,open_fields,rung,next_action,next_date,owner

Le point de blocage de l'importateur. Un importateur ne peut pas mettre sur le marché un produit non conforme avant sa mise en conformité (ESPR art. 29(2)) : l'absence de données fournisseurs du passeport numérique des produits peut donc bloquer une importation. Voir aussi le DPP pour les importateurs.

Repli en cas de confidentialité. Si un fournisseur n'accepte de divulguer qu'aux autorités, conservez la preuve pour elles ; le JRC qualifie la preuve du contenu recyclé de secret d'affaires qui ne serait pas rendu public. Mais les substances extrêmement préoccupantes au-delà de 0,1 % « ne sont pas exemptées » (ESPR art. 7(6)(b)).

Consignez chaque échelon dans le dossier du fournisseur : si une autorité demande plus tard pourquoi un champ était vide, la trace datée de vos demandes de données fournisseurs du passeport numérique des produits est votre réponse.

Comment garder les données fournisseurs à jour ?

Les données fournisseurs du passeport numérique des produits deviennent obsolètes le jour où un fournisseur change une recette, un site ou un certificat. Donnez à chaque champ fournisseur un déclencheur, une personne chargée de le repérer et une action :

Versionnez vos données fournisseurs du passeport numérique des produits dans votre propre système : ce qui a changé, qui, avec quelle preuve. Poussez chaque mise à jour vers le passeport en ligne et sa copie de sauvegarde (ESPR art. 27(1)(c)).

Exemple : une marque fictive de vêtements de travail à Tilburg

Prenons une marque fictive de vêtements de travail à Tilburg, aux Pays-Bas, avec 140 références. Supposons que l'acte textile, pas encore adopté, soit en vigueur et exige identifiants, composition et contenu recyclé. Rang 1 : des ateliers de confection à Porto et à Bursa ; rang 2 : trois fabricants de tissus ; rang 3 : des filatures. Voici comment ses données fournisseurs du passeport numérique des produits traversent le plan.

• Semaines 1–2 : la cartographie liste 23 champs : 9 issus des propres systèmes de la marque, 11 du rang 1, 3 des rangs 2–3.
• Semaine 3 : la demande de données fournisseurs du passeport numérique des produits part vers Porto et Bursa.
• Semaine 5 : Porto renvoie un GLN d'entité juridique et un GLN de site, tous deux présents dans Verified by GS1. Bursa confirme par écrit n'en avoir aucun. La marque le consigne puis, au titre de sa demande prévue par l'article 12, prépare avec Bursa un dossier auprès de l'organisation membre GS1 en Turquie, licence au nom de Bursa.
• Semaine 6 : Bursa conteste la clause d'audit ; la marque la restreint à une revue documentaire et à une visite annoncée par an, et classe l'échange comme trace de négociation (Data Act, art. 13(6)).
• Semaine 9 : les contrôles repèrent deux erreurs. Une veste affiche 65 % polyester et 36 % coton (101 %) ; la fiche technique du tissu indique 64/36. Une polaire revendique 30 % de polyester recyclé, mais les certificats couvrent des achats équivalant à 18 % : l'allégation descend à 18 %.
• Semaines 11–20 : un fabricant de tissus refuse de nommer ses filatures. Échelon 1 : une ligne d'exemple remplie. Échelon 2 : une date en semaine 16 pour deux sur trois. La troisième reste « en attente : fournisseur », sans allégation d'origine pour ce fil.

Deux contrefactuels. Si le GLN du siège de Bursa avait été saisi comme identifiant d'installation, les données fournisseurs du passeport numérique des produits pointeraient vers un bureau, pas vers l'usine ; le contrôle du site le détecte. Si la polaire avait été mise en ligne à 30 %, une demande motivée d'une autorité aurait exigé les preuves sous 15 jours (ESPR art. 27(10)), et les certificats n'auraient couvert que 18 %.

Le contrepoint : la loi adoptée. Un assembleur fictif de Graz, qui fabrique des batteries de stockage domestique de 10 kWh (batteries industrielles de plus de 2 kWh), a besoin des données de l'annexe XIII 1(b) et 2(a)–(b) de son fabricant de cellules à partir du 18 février 2027. Le fabricant de cellules les téléverse au titre d'une autorisation écrite fondée sur l'article 77(4), limitée à ces champs ; l'assembleur reste responsable.

Cas particuliers : quand la collecte fonctionne-t-elle autrement ?

Ces cas changent l'origine des données fournisseurs du passeport numérique des produits, pas la routine.

Le fournisseur est un négociant. Un bureau de négoce n'est pas le site de production : faites nommer par le négociant l'usine qui a fabriqué les marchandises, ou faites-lui révéler le rang suivant.

Marque de distributeur. Vous êtes le fabricant (ESPR art. 2(42)) : intégrez l'annexe de clauses à votre contrat de marque de distributeur.

Mandataire. Son mandat ne peut pas inclure les obligations de l'article 27(1) (art. 28(1)). Contractualisez vous-même les données fournisseurs du passeport numérique des produits.

Cellules et modules de batterie. Normalement, des cellules importées qui ne sont que des composants ne sont pas elles-mêmes traitées comme la batterie finie (FAQ batteries, Q3.4), sauf les kits à monter soi-même vendus prêts pour l'utilisateur final. Le fabricant de cellules n'a alors aucune obligation de passeport ; votre contrat est la voie d'accès à ses données.

Vue d'ensemble : une seule demande fournisseur, plusieurs lois

Ces régimes recoupent les données fournisseurs du passeport numérique des produits sur l'essentiel : qui est le fournisseur, d'où vient la matière, en quelle quantité. Construisez une annexe avec un module par régime, pas un questionnaire par loi. Voir notre guide EUDR.

Surveillez ces points en suspens ; chacun modifierait votre demande de données fournisseurs du passeport numérique des produits ou vos clauses :

La conclusion pratique : construisez une seule demande de données fournisseurs du passeport numérique des produits et un seul dossier de preuves par fournisseur, et laissez chaque loi y puiser. Un second questionnaire pour la prochaine réglementation, c'est la voie coûteuse.

Que faire dans les 60 prochains jours ?

Sept étapes lancent votre programme de données fournisseurs du passeport numérique des produits. Aucune n'attend votre acte délégué :

1. Cartographie des champs (semaines 1–2, conformité) : chaque champ, rang source, adopté ou attendu.
2. Feuille de demande (semaine 3, achats) : envoyez-la, avec la lettre d'accompagnement, à vos cinq principaux fournisseurs.
3. Routine des identifiants (semaines 3–6, conformité) : demander, faire confirmer, demander pour le compte, transmettre, enregistrer.
4. Annexe contractuelle (semaines 3–6, juridique) : rédigez les clauses ; faites le test du Data Act.
5. Règles de vérification (semaine 6, qualité) : les contrôles, plus la règle de l'identifiant de preuve.
6. Échelle d'escalade (semaine 7, direction) : échelons, délais et tableau de suivi.
7. Calendrier des changements (semaine 8, responsable des données) : déclencheurs, échéances des certificats, nouvelle signature annuelle.

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Pour aller plus loin : Qu'est-ce que le passeport numérique des produits ? · Mise en place du DPP en 8 étapes · Passeport batterie · Devoir de vigilance CSDDD · GS1 Digital Link

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